Aanleiding
deskguru.nl levert online adviesgesprekken en stuurt medewerkers en HR-afdelingen na elk advies een persoonlijk rapport. Die rapporten werden met de hand verwerkt: exporteren naar PDF, aanpassen aan e-maillimieten, het juiste taaltemplate kiezen en versturen met de juiste HR-contacten in CC.
Bij een groeiend aantal adviezen gaf dat steeds meer administratie en meer kans op fouten. deskguru zocht een manier om dit proces te automatiseren.
Aanpak
We ontwikkelden een document- en verzendproces op basis van Google Drive. Afgeronde rapporten gaan in een vaste map, waarna het systeem periodiek controleert of documenten definitief zijn en klaar voor verwerking.
Zodra een rapport wordt herkend, wordt het automatisch omgezet naar PDF en geanalyseerd. Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en taalvoorkeur worden uit het document gehaald, en op basis daarvan ontstaat een definitieve PDF die geschikt is voor verzending.
Voor de communicatie gebruiken we centraal beheerde e-mailtemplates per taal. Die worden automatisch gevuld met de gegevens uit het rapport en verstuurd met de juiste CC-adressen. Om e-mailbeperkingen te voorkomen worden verzendingen gespreid, en verwerkte documenten worden geregistreerd zodat niets dubbel gaat.
Resultaat
De rapporten worden nu volledig automatisch verwerkt en verstuurd, consistent, in de juiste taal en naar de juiste ontvangers. Handmatig werk is beperkt tot het afronden van het document zelf, en het proces is beheersbaar en schaalbaar ingericht.